Ce glossaire est extrait de celui du Portail international archiviste francophone (PIAF) : notions ou concepts sont ici définis et, au besoin, explicités.
Archivage
Transfert de documents d’un lieu d’utilisation et de conservation à un autre entrainant un changement du mode de gestion.
Archivage électronique
Mode de conservation et d’organisation des archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques.
Archives
Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (code du patrimoine). Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l’objet d’un archivage, par opposition aux archives courantes.
Archives courantes
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.
Archives définitives
Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée aux Archives départementales ou nationales
Archives électroniques
Documents sous forme d’enregistrements numériques.
Archives privées
Documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.
Archives publiques
Documents résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
(extrait du Code du patrimoine, L211-4)
Communicabilité
Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon que la législation et la réglementation en vigueur et son état de conservation le permettent.
Dépôt
Acte juridique confiant la conservation de documents ou de fonds d’archives à la garde d’un service d’archives à titre temporaire et révocable sans transfert de propriété. Par extension, l’ensemble des documents déposés.
Don
Remise de documents ou d’objets à un service d’archives à titre gratuit.
Inventaire
Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
Instrument de recherche
Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d’archives dans l’exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d’archives.
Plan de classement
Système qui fixe l’organisation des archives courantes en usage dans les bureaux.
Voir exemple de plan de classement d’association
Service d’archives
Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d’une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.
Archives nationales/Archives départementales
Tableau de gestion
Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d’un organisme, classés par activité, donnant pour chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation et leur triion
Voir exemple de tableau de gestion d’association
